Le attività da svolgere per i titolari di farmacia si sono moltiplicate. Logico quindi constatare a volte una cronica mancanza di tempo e un senso di frustrazione per non aver centrato gli obiettivi desiderati, il tutto magari unito ad un senso di stanchezza.
Meno normale rassegnarsi alla situazione, ma soprattutto non cambiare nulla nella gestione del proprio tempo.
Se vogliamo conseguire risultati diversi, dobbiamo pensare e fare cose diverse (sarebbe anche da domandarsi come facciano Jeff Bezos, Amazon, Jack Ma, Alibaba, o personaggi simili; ma questo è un altro discorso).
Seguendo questa corrente di pensiero, cominciamo con il chiederci se lavoriamo solo “per attività” o anche “per obiettivi”.
Nel primo caso ci facciamo tirare per la giacca da qualsiasi evento accada in farmacia: il venditore dell’azienda xy che chiede di parlarci senza avere un appuntamento, la signora Maria che ha una richiesta che solo a noi può rivolgere, il collaboratore che deve chiederci qualcosa, etc.
Per carità, incontrare i venditori, i clienti, i collaboratori, è un’attività importantissima e vitale per la nostra farmacia; farlo, però, interrompendo altre attività in corso senza alcun preavviso equivale a disperdere il proprio tempo e trovarsi a fine giornata stanchi, avendo lavorato per tutti fuorché per noi stessi (e per il fine mese/anno).
Cominciamo allora a ricevere venditori solo su appuntamento, diamo più spazio e delega ai collaboratori in modo che i clienti non chiedano solo di noi, stabiliamo a priori un intervallo di tempo nella giornata in cui ascoltare i collaboratori (fatte salve, ovviamente, le vere urgenze). Facciamo le stesse cose, ma in modo più ergonomico.
Avendo codificato i momenti della giornata, possiamo dedicarci allora alle azioni che riteniamo prioritarie negli altri spazi di tempo.
Personalmente, ho migliorato di molto la qualità delle mie giornate lavorative semplicemente cambiando la domanda che mi rivolgevo ogni mattina: da «Quali cose devo fare oggi?» a «Quali risultati voglio conseguire oggi? Cosa devo fare per raggiungerli»?
Devo quindi definire le priorità: come fare?
Le priorità scaturiranno in modo assolutamente naturale una volta fissati i nostri obiettivi (ad es., la corrispondenza tra i desiderata dei clienti e l’assetto della farmacia in termini di prodotti e prezzi praticati, orari, competenza e capacità relazionale dei collaboratori; l’incasso settimanale/mensile/annuale, etc). Diceva Seneca che non c’è vento favorevole per chi non ha una direzione!
Può sembrare singolare, ma a volte in farmacia si assegnano obiettivi ai collaboratori mentre il titolare non ne ha (parlo di obiettivi codificati in numeri, tipo: quanto fatturato e margine dovrà produrre la mia farmacia in questo mese/anno? Con quale mix di categorie?).
Una volta stabilite le priorità, cominciamo a distinguere le azioni importanti da quelle urgenti. Diceva Eisenhower che le cose importanti raramente sono urgenti mentre quelle urgenti raramente sono importanti. E noi dove lavoriamo, su quelle importanti o su quelle urgenti?
Il segreto, in questo caso, è costruire intorno a noi un ambiente che renda facili le cose che dobbiamo fare e difficili le cose che non dobbiamo fare. Esempio: negli uffici Google ci sono dei grandi recipienti senza coperchio dove ognuno, gratuitamente, può prendere quante M&M’s (i confetti di cioccolato…) vuole. Hanno provato a mettere un coperchio ed in un solo mese il consumo è calato di 3 milioni di confetti!!
Nel nostro caso: quando sto lavorando, tolgo la connessione Internet per non dover interrompere il lavoro ogni volta che arriva un messaggio. Quando finisco, riattivo la connessione.
Se non bastasse, vi segnalo che perdere una sola ora di tempo al giorno equivale a perdere 228 giorni (da 8 ore ciascuno) in cinque anni.
Siete convinti, ora?
