Nell’articolo precedente relativo al controllo gestione della farmacia, abbiamo evidenziato come le interviste fatte ai titolari ed ai collaboratori possono svelare criticità importanti capaci di incidere negativamente sull’efficienza gestionale e quindi sulla redditività della farmacia.
Le soluzioni ai problemi riscontrati in fase di analisi possono essere affrontati effettuando un riassetto organizzativo della farmacia, attraverso alcuni passaggi fondamentali:
- Suddivisione della farmacia in aree gestionali
- Ridefinizione delle prassi aziendali
Suddivisione della farmacia in aree gestionali
Questa è una fase molto critica di un riassetto organizzativo, soprattutto nella scelta delle persone a cui assegnare la responsabilità delle singole aree gestionali poiché alcune di queste sono determinanti per l’efficace funzionamento della farmacia.
Altro punto fondamentale è creare un sistema integrato capace cioè di permettere alle varie aree gestionali di aver sì autonomia operativa,ma essere perfettamente interdipendente con le altre. Le aree gestionali definibili in farmacia sono le seguenti:
- Magazzino
- Vendita
- Contabilità
- Attività di supporto
Ridefinizione delle prassi aziendali
Le prassi aziendali sono l’insieme delle procedure e delle attività definite per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Le norme di comportamento riguarderanno sia i titolari, sia i dipendenti ed i responsabili delle varie aree definite in precedenza.
Per quanto concerne il magazzino, il motore economico della farmacia, la scelta del responsabile sarà di fondamentale importanza per le sorti economiche dell’azienda. Infatti, oltre a dover essere una persona di massima fiducia del titolare, dovrà essere attento alle evoluzioni delle vendite e del mercato. Ed è per questo che innanzitutto dovrà sempre comunicare con i farmacisti al banco dai quali riceverà notizie fondamentali al fine di effettuare riordini puntuali. Per questo motivo si definiranno procedure per il riordino basate sui dati storici di vendita, raffrontate con le possibili evoluzioni della domanda ed ovviamente delle stagionalità, tutto ciò per evitare accumuli di giacenze o rotture di stock ed ridurre al minimo i prodotti scaduti.
Come per il magazzino, anche per il reparto vendita sarà definito un responsabile, in genere il titolare o chi, in sua assenza, possa gestire la cassa, comunicare efficacemente con il magazzino e gestire le eventuali attività promozionali. Al personale addetto alla vendita saranno dati compiti e soprattutto obiettivi di vendita ben determinati in base all’analisi,fatta dal controller, dei dati di vendita rapportati con quelli storici e quelli target della farmacia e del singolo operatore.
Avere un personale addetto alla vendita che sappia “leggere” con attenzione la domanda diventa un strumento importante, per attrarre nuovi clienti e fidelizzarli al fine di conseguire obiettivi di fatturato definiti in sede di budget. Molto spesso infatti si istruisce gli operatori di vendita attraverso sessioni di coaching mirate a migliorare e amplificare le proprie potenzialità per raggiungere i maniera efficiente gli obiettivi personali e della farmacia.
Il flusso dei dati e delle informazioni che si generano durante la gestione sono la maggior parte di natura contabile. Capita molto spesso che lo stesso magazziniere abbia questa funzione, soprattutto per quanto riguarda la gestione delle fatture,ma questo può portare ad una scarsa afflusso di informazioni tra la farmacia ed il consulente contabile/fiscale e di conseguenza su chi si occupa del controllo di gestione (dati arrivati in ritardo o non precisi possono generare un controllo di gestione assolutamente non veritiero ed inefficace).
Si dovrà quindi assegnare questa funzione ad una persona che abbia conoscenze in materia, alla quale verrano indicate delle prassi da seguire in merito alla gestione delle fatture, dei rapporti con i fornitori, dei pagamenti degli stessi e del personale, rapporti con gli istituti di credito e di tutto ciò che riguarda la gestione economico-finanziaria della farmacia, interagendo in primo luogo con il titolare e successivamente con le altre aree gestionali e con il controller.
A queste si affiancano delle attività definite di supporto come ad esempio l’allestimento degli spazi espositivi e delle vetrine, gestione dei contatti con la clientela, attività di comunicazione e marketig, etc.; attività troppo spesso sottovalutate ma che se gestite in maniera efficace possono portare vantaggi enormi in termini di redditività.
Gli scopi di una riorganizzazione sono diversi:
- Sollevare il farmacista titolare dai troppi impegni e riportarlo al core business della sua attività;
- Garantire flusso costante e preciso dei dati e dei fatti aziendali tra la farmacia ed il controller;
- Rapida individuazione dei problemi così da garantirne una rapida soluzione;
- Possibilità di apportare modifiche in corso nelle prassi aziendali o implementazione di nuove strategie aziendali.
Potremmo pensare che una tale struttura possa essere adeguata per farmacie di grandi dimensioni o grossi volumi di affari o che possa in qualche modo appesantire e rallentare il lavoro. La farmacia è un’azienda e come tale va gestita. Le procedure e le prassi se introdotte ed applicate correttamente e sopratutto con costanza consentono dei vantaggi enormi in termini di controllo di gestione e quindi di conseguenza sulle strategie da implementare ai fini della redditività.
