Con la contrazione di margini e fatturati i farmacisti più reattivi al cambiamento sono corsi ai ripari richiamando agli attenti i consulenti per gestione farmacia. Gestioni allentate e poca attenzione ai processi potrebbero provocare, nonostante gli sforzi, una sorta di inefficienza gestionale globale. Esistono alcune aree di intervento in cui il farmacista può davvero poco, è il caso dei software gestionali farmacia e della verifica delle condizioni grossista, spesso non adeguati rispetto alle necessità quotidiane della farmacia.
Condizioni grossista e software gestionale farmacia
Siamo consapevoli della cruciale importanza del rapporto tra farmacia e grossista: in che modo il software gestionale farmacia consente monitoraggio e verifica delle condizioni di fornitura? E’ finito il tempo delle sorprese a fine trimestre, per entrambi, grossista e farmacia, che se da un punto di vista contrattuale erano state previste, dal punto di vista gestionale hanno provocato consistenti perdite su entrambi i bilanci? In che modo la farmacia può difendersi da questa inefficienza “di sistema”? Perché le software house in molti casi non rispondono alle esigenze pratiche della gestione quotidiana farmacia? Troppo impegnate nello sviluppo di nuovi prodotti?
Consideriamo ad esempio il grossista X con il gestionale Y. Si stabilisce quanto segue:
- Sconto 30,00% su farmaci fascia A, fascia C, SOP e OTC, parafarmaco in base a listino prezzi applicato
- Dilazione 120 giorni fine mese, più ulteriori 60 giorni con addebito finanziario
- Budget minimo stabilito di € 25.000/mese per ottenere nota credito 0,70 su fatturato
Il nostro software gestionale farmacia riuscirebbe a metterci in grado di verificare l’applicazione effettiva della condizione concordata? In che modo dovrà essere gestita questa condizione dal software gestionale Y?
Verifica sconto in fattura
Il software gestionale farmacia dovrebbe capire se la scontistica è effettivamente applicata. Da un lato infatti è certamente possibile verificare che in fattura sia riportato il 30,00% di sconto riga del farmaco, tuttavia, cosa accade per quei prodotti di cui il grossista dichiara “prezzo secondo listino”? Il problema si risolve calcolando il mix di sconto che abbiamo sulla fornitura globale, e quindi, tra i vari grossisti, capire quale è quello più vantaggioso, consentendoci di ricontrattare la condizione o quantomeno di spostare il fatturato sul grossista che più si avvicina alle nostre esigenze. In questo i software gestionali farmacia aiutano poco, anzi, spesso tendono ad “offuscare” queste dinamiche. Facendo sorgere un dubbio: il software gestionale farmacia, da che parte sta?
Applicazione addebito finanziario
Il software gestionale dovrebbe dare la possibilità di inserire l’addebito finanziario oltre il 120° giorno di pagamento, per rendersi conto del prezzo reale del farmaco, oltre che consentire il ricarico del costo sui prodotti che non hanno prezzo al pubblico. E’ come se andassimo a mangiare una pizza che sul menu’ costa € 3,00. Sulla ricevuta troveremmo il costo del coperto di € 1,00 e quello del servizio, pari al 10%: quanto abbiamo pagato realmente la pizza? € 4,40. Parte dei software gestionali farmacia non consentono una lettura chiara del costo del farmaco, confondendo il farmacista sia nella verifica delle condizioni grossista, che nell’applicazione del giusto ricarico, praticando un prezzo al pubblico che non tiene conto degli oneri finanziari.
Verifica del budget concordato con il grossista
Il software dovrebbe consentire l’invio dell’ordine al grossista X solo se raggiunge una quota preimpostata legata al budget stabilito in fase di contrattazione. Questo processo andrebbe automatizzato ma un modo più semplice potrebbe essere quello di mostrare chiaramente, mentre si prepara l’ordine, quale è il costo dei prodotti smistati al grossista. In realtà spesso viene mostrato il vecchio prezzo al pubblico. Anche questo approccio genera confusione e la farmacia rischierà di non raggiungere il budget stabilito perdendo eventuale nota di credito contrattualizzata.
Riepilogando quanto sopra, in caso di utilizzo del gestionale Y, la farmacia:
- non riuscirebbe a capire con facilità il mix di sconto applicato dal grossista X, confrontandolo con altri grossisti
- non potrebbe gestire la nota di addebito per dilazionato pagamento e si troverebbe a non capire quanto paga realmente farmaco e parafarmaco, con difficoltà nell’applicazione del giusto ricarico sui prodotti senza prezzo al pubblico
- senza un controllo in tempo reale sul fatturato “al costo”, rischierebbe di trovarsi per poco al di sotto del budget stabilito con il grossista e vedrebbe svanita la nota di credito pattuita in fase di contrattazione, cosa che colpirebbe indirettamente anche il grossista.
A questo scenario si aggiunge il sistema informativo del grossista che se da un lato monitora i fatturati per l’emissione della nota di addebito, dall’altro:
- non controlla se la farmacia ha mancato di poco il fatturato: nessun avviso, ne nota di credito.
- non comunica il mix di sconto globale alla quale la farmacia sta ricevendo la fornitura
Tutto quanto sopra si materializza con la perdita di decine di migliaia di euro all’anno senza che il farmacista possa intervenire, se non con particolari artifici e con una discreta competenza in materia.
Soluzioni al problema?
Einstein diceva “Se i fatti e la teoria non concordano, cambia i fatti”, metà delle farmacie italiane domattina dovrebbe cambiare software gestionale per ridurre il danno e migliorare le performance della farmacia.
