La gestione magazzino farmacia è uno dei processi chiave dovendo la farmacia gestire decine di migliaia di referenze.
Parte delle referenze sono collocate in magazzino. Ogni giorno quindi si presenta la necessità di andare a colmare gli spazi vuoti a seguito delle vendite durante la giornata.
La procedura prende il nome di reintegro e consiste in pratica nell’avere un elenco di prodotti da prendere in magazzino e posarli ove c’è necessità. Spesso capita che questa procedura non è effettuata nel migliore dei modi ottenendo scaffali vuoti, il che porta, tra le altre cose, ad un numero inferiore di vendite o alla necessità di dover correre in magazzino all’istante, davanti al paziente.
Gestione magazzino farmacia, reintegrare per tempo le scorte
Per ovviare a tale problematica il responsabile gestione magazzino farmacia ha il compito, una o più volte al giorno, di riempire le posizioni affinché il prodotto sia visibile e/o disponibile alla vendita, sia che si tratti di un prodotto esposto nell’area self service, sia di un prodotto stipato in una cassettiera.
Gli attuali software in farmacia consentono di indicare se, oltre la giacenza complessiva, deve essere gestita anche la giacenza al banco o a scaffale. In tal modo si può specificare per ogni prodotto presente nell’area vendita, quanti pezzi devono essere posizionati e, con l’apposita funzione, stampare periodicamente l’elenco dei prodotti venduti che vanno reintegrati, avendo una perfetta gestione magazzino farmacia.
Questa procedura però ha varie limitazioni: oltre a dover gestire le quantità per ogni singolo prodotto, il chè moltiplicato per decine di referenze rende il lavoro estenuante, c’è la necessità di aggiornare l’anagrafica prodotto qualora si cambi posto o numero pezzi nell’area vendita. La procedura richiede attenzione spasmodica alle quantità trasferite dal magazzino all’area vendita e ogni errore si ripercuote a cascata sui successivi reintegri. Avviare il processo di indicizzazione iniziale richiede tempo e fatica.
La soluzione semplice ed efficiente per la migliore gestione magazzino farmacia è riempire tutte le posizioni disponibili negli scaffali e, da quel momento in poi, gestire un elenco del venduto per quei prodotti la cui quantità in giacenza superi un certo numero di pezzi tale che ne giustifichi la presenza in magazzino.
Il momento in cui possiamo creare questo elenco del venduto è quello dell’ordine al grossista: due o più volte al giorno anziché cancellare il prodotto da non riordinare, in quanto presente a magazzino, lo smisteremo ad un grossista immaginario chiamato REINTEGRO.
Alla fine dell’ordine stamperemo l’elenco di prodotti smistati al grossista REINTEGRO e successivamente cancelleremo il finto ordine utilizzando l’apposita funzione del gestionale. Tale stampa sarà quella dei prodotti venduti che vanno reintegrati, con i prodotti in ordine alfabetico.
Il magazziniere non dovrà fare altro che, stampa alla mano, prendere i prodotti dal magazzino e ridisporli nell’area vendita (scaffale, cassetto o cassettiera).
Qualora si lavori con gli ultimi pezzi di un prodotto e si abbia il dubbio se smistare o no al grossista REINTEGRO, lo si faccia pure, il magazziniere non trovando quel prodotto in magazzino lo salterà e passerà a quello successivo con l’attenzione di segnalarne il riordino al grossista reale.
I fogli di lavorazione saranno conservati in apposito archivio, disponibili per monitorare la buona esecuzione della procedura.
