In questo articolo tratteremo i vari aspetti che riguardano l’inventario farmacia, di solito operato da aziende specializzate che effettuano questa procedura durante l’orario di chiusura della farmacia.
La corretta gestione del magazzino in farmacia rientra tra le operazioni di maggiore criticità per quanto attiene la gestione della farmacia.
Diviene essenziale il poter disporre delle corrette informazioni, aggiornate in tempo reale, utili per le opportune valutazioni durante gli acquisti o le vendite, nei rapporti col proprio consulente commerciale per poter aggiornare le voci in bilancio, o nel caso di acquisizione/cessione della farmacia.
Cosa è l’inventario farmacia
L’inventario è l’operazione attraverso la quale viene indicizzata, catalogata e memorizzata la giacenza esatta della totalità dei prodotti in magazzino.
Quando fare l’inventario farmacia
L’inventario andrebbe fatto annualmente, tuttavia visti i costi e l’organizzazione necessaria, è consigliabile farlo ogni qual volta si evidenziano forti incongruenze tra le giacenze indicizzate nel software gestionale e giacenze reali del magazzino.
Gli errori delle giacenze
I fattori che influenzano la correttezza delle giacenze possono essere
- Disattenzioni nel passaggio della ricetta al banco, es. il lettore barcode potrebbe leggere due codici uguali oppure leggere il codice A anziché il codice B
- Errori o disattenzioni nel carico prodotti grossista/fornitore, nel caso di cambio codice prodotto o del carico di grandi stock di merce
- Prodotti ad altissima rotazione che sfuggono al controllo
- Gestione non accurata degli anticipi, imperfezioni nel carico/scarico manuale del prodotto
- Scarico errato giacenza magazzino in caso di emissione del DDT di reso al fornitore/grossista
- Ammanchi vari
Il non prestare attenzione ai motivi che rendono incongruenti le giacenze del magazzino potrebbe rendere inutile l’operazione di inventario farmacia.
Operazioni preliminari inventario farmacia
Prepararsi per l’inventario farmacia implica varie operazioni preliminari, quali
- Ridurre ai minimi le scorte della farmacia, a vantaggio della velocità di esecuzione dell’inventario, della riduzione del numero di errori e soprattutto, a vantaggio dei costi dell’operazione di inventario farmacia
- Stampa dei barcode adesivi per i prodotti che non hanno codice a barre, è il caso di prodotti come aghi, deflussori o sacche per urina. A tal proposito è bene prevedere un periodo stabilito in cui analizzare tutti i prodotti in magazzino, etichettandoli con il relativo barcode. Stesso ragionamento per i prodotti in arrivo dal grossista: evitare la presenza di prodotti senza barcode o non indicizzati tra i prodotti farmacia.
Strumenti utilizzati per inventario farmacia
Tutti gli strumenti sono forniti dall’azienda incaricata all’esecuzione dell’inventario, ma nulla toglie ad una farmacia con un modesto magazzino e con tanto organico, di poter organizzare ed internalizzare l’operazione di inventario.
- Penne ottiche portatili, una delle più usate è la Datalogic F732-E WIZARD™ (scarica manuale)
- Uno o più PC portatili con software proprietario – o gestionale farmacia – con banca dati aggiornata
- Stampante laser o ad aghi per stampa cartacea dell’inventario farmacia
- Stampantina barcode per stampare barcode adesivi non presenti sui prodotti in fase di scansione
Processo inventario farmacia
Il processo di inventario farmacia prevede:
- Scansione dei barcode dei prodotti in zone pre-assegnate per operatore. L’operatore legge con il lettore barcode singolarmente fino a 6-7 pezzi dello stesso prodotto. Qualora abbia a che fare con grandi stock dello stesso prodotto, effettua il conteggio manuale del prodotto ed inserisce interamente la giacenza rilevata nel lettore barcode. Solitamente si procede dall’alto verso il basso e da sinistra verso destra, segnando lo scaffale già passato. Lo stesso ordine verrà seguito quando si procederà alla verifica
- Scarico dei prodotti acquisiti dal lettore barcode al software utilizzato per la gestione dell’inventario farmacia
- Stampa cartacea dei prodotti scansionati
- Verifica dei prodotti scansionati/stampati, in tal caso si procede nello stesso ordine, partendo dall’alto verso il basso e da sinistra verso destra, a spuntare i prodotti stampati presenti sugli scaffali
- Riversamento dell’inventario farmacia sul gestionale farmacia. In quest’operazione potrebbe essere di ausilio la software house, prevedere quindi la disponibilità di un contatto soprattutto in un giorno festivo o fuori orario lavorativo.
Note particolari
- Codifica prodotti farmacia. Durante l’inventario farmacia, qualora si trovassero prodotti senza barcode, si procede alla ricerca di tali prodotti in banca dati. Qualora il prodotto non fosse presente in banca dati, si procede all’inserimento manuale del prodotto farmacia e alla stampa del relativo barcode personalizzato.
- Reset scadenze gestionale. Molte aziende, contestualmente all’inventario farmacia, offrono il servizio di rimozione farmaci in scadenza ed inserimento scadenze dei prodotti. In questo caso buona pratica è di fare attenzione ad inserimenti che vadano a sovrascrivere scadenze precedentemente inserite nel gestionale di farmacia.
- Smaltimento durante inventario. E’ bene valutare lo smaltimento/distruzione di eventuali prodotti cosiddetti fantasma, probabilmente non vendibili e ritirati dal mercato.
- Alcune aziende offrono il servizio di inscatolamento/spostamento se si tratta di inventariare prodotti durante uno spostamento di sede farmacia
Principali problemi riscontrabili nell’inventario farmacia
- Salto del ripiano/scaffale. Dopo ore di estenuante lavoro l’operatore potrebbe saltare la scansione di uno o più scaffali o ripiani. Tale problematica è risolta nel riscontro successivo alla scansione da fare con copia cartacea alla mano.
- Giacenze incongruenti a fine inventario farmacia. E’ possibile che tra 20 confezioni blu se ne nasconda una arancione che passa inosservata all’operatore.
Costi inventario farmacia
Non esistono costi standard per l’inventario farmacia.
Possiamo costatare che il costo si aggira tra lo 0,5% e lo 0,7% del prezzo al pubblico dei prodotti rilevati, a cui va aggiunta IVA. A titolo di esempio se il magazzino rilevato è valorizzato a 150.000 Euro di prezzo al pubblico, il costo potrà oscillare tra € 750 e € 1050. Costo del servizio a cui va aggiunta l’IVA.
Molte aziende, soprattutto nel caso di inventario di piccoli magazzini, preventivano un costo fisso standard tra € 700 e € 1.000.
Garanzie inventario farmacia
Molte aziende garantiscono l’inventario farmacia a zero errori di lettura/scansione. Non esistendo certezze sulle percentuali di errore è possibile richiedere, come forma di ulteriore garanzia, il pagamento solo a verifica operativa avvenuta.
Se la farmacia riscontra discordanze tra giacenze effettive e giacenze rilevate nell’inventario farmacia, l’azienda si riserva di rifare l’inventario e di posticiparne il pagamento.
Nella scelta del partner giusto è bene effettuare questo tipo di considerazione.
Contributi da aziende specializzate inventario farmacia
a cura di Massimo Onelli
Non esistono società specializzate che fanno inventari in ambito farmaceutico. Citiamo a tal proposito la Infarm srl, specializzata in inventari e verticalizzata sul settore farmacia.
In molti settori sono presenti aziende super specializzate nel campo della GDO, tra le quali ricordiamo Ivalis e RGis.
Nel settore inventari esistono decine di strutture che svolgono la loro attività principale nel settore farmaceutico e che solo a latere, in modo più o meno sporadico e non sempre organizzato, effettuano ANCHE gli inventari nelle farmacie e nelle parafarmacie.
Sono di solito società multiservizi che si occupano, tra le altre cose, di smaltimento rifiuti, distribuzione di software per farmacia, CED della distribuzione intermedia e tariffazione ricette.
Esistono poi decine di cosiddetti improvvisati della domenica a cui manca spesso la documentazione corretta al termine del lavoro.
E bene che nel caso di un inventario farmacia di maggiore complessità, rivolgersi ad una società specializzata nel settore con lo scopo di gestire minuziosamente le problematiche sopra evidenziate.
a cura di Valentina Campanale di Apulia Pharma, specializzata in inventari farmacia
Per un corretto e preciso processo di inventarizzazione spesso si utilizzano software di proprietà, sviluppati ad hoc per far fronte alle esigenze e problematiche correlate alla gestione dei magazzini delle farmacie con la possibilità di inserire anche manualmente prodotti, modificare prezzi e gestire più operatori contemporaneamente durante le fasi di catalogazione della merce.
Un esempio è il software AP360 che dialoga con tutti i gestionali presenti nelle farmacie per l’import-export dei dati rilevati.
Riguardo al processo lavorativo, partecipano generalmente tre o più operatori specializzati che effettuano le operazioni con massima discrezione e professionalità.
Per estendere la rete di contatti, la Apulia Pharma ha sottoscritto una convenzione con diverse associazioni di categoria al fine di garantire agli associati condizioni vantaggiose.
Conclusioni
Molte farmacie probabilmente non hanno mai fatto un inventario o eseguono l’inventario ogni dieci anni.
Nell’ottica di efficienza e di migliore gestione operativa, l’inventario farmacia è un’operazione che consigliamo di eseguire almeno una volta l’anno, massimo due.
Eseguire un inventario farmacia probabilmente potrebbe essere un’operazione lenta, difficile e di dura organizzazione, tuttavia con la giusta preparazione e dopo aver selezionato un partner affidabile, quest’operazione diventerà routinaria, consentendo al farmacista di poter migliorare l’efficienza della propria attività, avendo la garanzia di avere un magazzino sotto totale controllo.
In definitiva, considerato che il costo varia in funzione del valore del magazzino è bene operare una forte riduzione del magazzino della farmacia nei mesi precedenti all’inventario.
Per informazioni utili alla stesura di questo articolo ringraziamo Roberto Arfè e Massimo Onelli
