Nell’articolo precedente abbiamo parlato della fase del processo di budgeting dedicata al budget economico costruito per determinare gli obiettivi economici in termini di costi e ricavi della farmacia.
In questo articolo invece andremo ad affrontare una fase importante del processo di budgeting ovvero la definizione del budget finanziario.
Con il budget finanziario si verifica la capacità dell’azienda di finanziare il proprio bisogno di capitale attraverso l’utilizzo di mezzi propri o mezzi di terzi al fine di evitare gravi crisi di liquidità.
Il budget finanziario è diviso in:
- Budget delle fonti e degli impieghi;
- Budget di cassa.
In questa sede faremo solo un accenno al primo e cercheremo di approfondire il secondo che può diventare un ottimo strumento di lavoro di uso quotidiano.
Il budget delle fonti e degli impieghi è un rendiconto finanziario preventivo che mette in correlazione gli investimenti da effettuare (impieghi) con le fonti di finanziamento (proprie o di terzi) necessarie ad effettuarli. E’ raffigurabile con il seguente schema:
Molto più interessante da un punto di vista operativo è il budget di cassa ovvero la programmazione dei flussi di cassa in entrata ed uscita della gestione corrente della farmacia.
- Quante volte è capitato di ricevere dei solleciti di pagamento a causa di fatture non pagate magari perché ne abbiamo dimenticato la scadenza?
- Si è certi che tra 3 mesi si riuscirà a coprire la fattura della merce che stiamo acquistando ora?
- Teniamo conto dell’incidenza di un particolare periodo dell’anno sugli incassi (es. periodo di chiusura estiva, giorni di ferie, ecc.)?
- Conosciamo e riusciamo a monitorare con precisione assoluta l’elenco completo delle uscite monetarie della farmacia (es. fitti, rate di leasing, pagamento di deleghe F24)?
La definizione del budget di cassa può essere un valido strumento per rispondere a queste ed altre domande e riuscire a tenere sotto controllo i flussi monetari correnti della farmacia.
La costruzione di un budget di cassa nella sua complessità è concettualmente molto semplice. Partendo ad esempio da un foglio di calcolo bisognerà “incrociare” i mesi dell’anno con le relative entrate ed uscite del mese di riferimento.
Nel concreto andremo a suddividere le entrate in:
- Entrate da SSN;
- Entrare da corrispettivi;
- Entrate da fatture;
Le entrate da SSN comprenderanno gli incassi relativi alle DCRU contabili e tutto ciò che concerne le entrate derivanti dal servizio sanitario nazionale, facendo attenzione ad indicare inoltre se è previsto l’anticipo delle distinte contabili da terzi a mezzo di operazioni di factoring.
Le entrate da corrispettivi riguardano invece gli incassi derivanti da tutto il comparto commerciale della farmacia, ovvero il parafarmaco, la dermocosmesi, i sop e gli otc, ecc. in sintesi tutto ciò che non concerne i farmaci di Classe A e di Classe C con obbligo di ricetta.
Le entrate con fattura riguardano invece eventuali vendite con emissione di fattura.
La sommatoria di queste voci rappresenta quindi l’insieme dei flussi di cassa in entrata che il titolare dovrà essere abile da prevedere e gestire al fine di coprire l’insieme delle uscite di cassa previste nel corso dell’esercizio gestionale.
Allo stesso modo è possibile suddividere le uscite in diverse voci di spesa:
- Pagamento fornitori;
- Salari e stipendi;
- Rate di leasing;
- Rate di mutui;
- Interessi di c/c;
- Altre uscite.
In questo elenco sono state riportate alcune delle uscite monetarie più comuni nella gestione di una farmacia.
Particolare attenzione va dedicata alla voce pagamento fornitori per sottolineare l’importanza della definizione di uno scadenzario delle fatture di acquisto per evitare in primis l’eventualità di mancare a scadenza il pagamento dei fornitori ed inoltre di poter effettuare una programmazione degli acquisti in previsione della stagionalità, delle entrate monetarie e delle uscite previste nei mesi successivi.
Da sottolineare anche la voce salari e stipendi, i particolare nella programmazione dei pagamenti delle tredicesime mensilità, i pagamenti dei contributi e delle ritenute attraverso le deleghe di pagamento F24, eventuali trattamenti di fine rapporto oppure nella previsione di pagamento di maggiori stipendi dovuti a periodi durante i quali sono richiesti orari straordinari di lavoro.
Infine la voce interessi di c/c, in particolare per chi utilizza fidi bancari che maturano interessi di competenza generalmente con cadenza trimestrale.
Il budget di cassa può essere sintetizzato nel seguente schema:
Nel corso dei prossimi articoli andremo ad analizzare le ultime fasi di un sistema di controllo di gestione farmacia.
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