Con il seguente articolo concludiamo il nostro percorso sul controllo di gestione in farmacia parlando della fase di controllo o monitoring.
Questa è la fase fondamentale di un sistema di controllo di gestione, infatti dall’analisi costante dei dati economico-finanziari della farmacia possiamo valutare, attraverso un sistema di report aziendali, se la gestione sta rispettando gli obiettivi definiti in fase di budget ed in caso contrario apportare le dovute modifiche.
Affinché il monitoraggio sia efficace è necessario innanzitutto che i dati contabili ed in generale il flusso di informazioni economico-finanziarie sia aggiornato in maniera precisa e costante.
E’ necessario quindi che tutti gli attori (titolari, collaboratori e consulenti) rispettino le procedure definite nella fase di organizzazione della farmacia.
I report aziendali saranno sviluppati in maniera:
- Consuntiva. Con i report consuntivi si valutano i dati quando già accaduti. Ad esempio possiamo raffrontare i dati di vendita di un mese con lo stesso mese dell’anno precedente oppure con quelli del mese prima.
- Preconsuntiva: Sono report che effettuano una stima dei dati finali. Ad esempio conoscendo il valore degli incassi ad un determinato giorno, potremmo effettuare una proiezione del fatturato del mese in corso ed allo stesso modo è possibile fare una proiezione su base annua.
I report daranno la possibilità al controller ed ai titolari di verificare gli scostamenti rispetto agli obiettivi di budget e se utilizzati in maniera corretta consentiranno di effettuare delle stime per anticipare gli eventi futuri ed apportare eventuali rettifiche in corso d’opera.
I controlli sono effettuati su tutte le aree gestionali analizzando la situazione attuale, lo scostamento con il budget, la performance rispetto all’anno precedente e la proiezione per il futuro, come esempio possiamo riportare un semplificazione di una ben più complessa procedura di controllo sul fatturato:
I controlli andranno a confluire in uno schema di sintesi per indici definibile come cruscotto direzionale, dal quale è possibile in maniera istantanea valutare l’andamento della farmacia.
Riportiamo qui un semplice esempio con alcuni indici:
In uno scenario macro e micro-economico nel quale è inserita la farmacia, fatto di continui cambiamenti normativi, aumento di competitor diretti ed indiretti, clientela sempre più attenta alla propria salute, ecc., la complessa attività di controllo di gestione se eseguita con efficienza può essere uno strumento efficace affinché il titolare tenga sempre monitorata la propria attività e possa adeguarsi o anticipare i cambiamenti dell’ambiente, soddisfare le esigenze dei vari stakeholder aziendali e dedicarsi finalmente alla sua professione.
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