Non c’è bisogno di ribadirlo ma la farmacia si trova in una momento storico di grande complessità.
La pressione esterna dovuta all’interesse legato alla salute dei pazienti, che – giustamente – necessitano di competenze puntuali e aggiornate in ambito salutistico.
La pressione del Servizio sanitario nazionale, secondo cui la coperta è sempre troppo corta: spesa convenzionata che si riduce, Asl/Asp/Ast troppo esigenti, modifiche last-minute ai regimi di dispensazione, un corollario di processi legati alla dispensazione dei farmaci, …
L’apparato burocratico a cui far fronte quotidianamente: adeguamenti organizzativi, legislativi, una massa di questioni da sbrogliare.
C’è la macchina aziendale classica, legata all’infrastruttura imprenditoriale tipica di ogni impresa.
Poi c’è il rapporto con fornitori e grossisti, anch’esso di non facile appannaggio, con una serie di peculiarità.
La necessità sempre più pressante della definizione di un’identità, a cui far seguire una strategia e la relativa rotta da seguire.
Viene poi la gestione del gruppo di lavoro e dei collaboratori, anche qui, si apre un capitolo enorme.
A tutto ciò, come se non bastasse, si aggiunge la sfera personale, familiare e delle relazioni.
Ogni area menzionata è un mondo a se stante, direttamente o indirettamente collegato agli altri universi, con infiniti gradi di complessità.
Ridurre il disordine
Un possibile metodo per sopravvivere è ridurre il grado di disordine, migliorare l’efficienza anche nelle piccole cose, organizzare quanto più possibile.
Tra gli strumenti che corrono in aiuto al farmacista imprenditore c’è il software gestionale farmacia.
Premesso che non esiste un software gestionale farmacia che sia perfetto e che “faccia anche il caffè” (se esistesse, mi preoccuperei!).
È indubbio che le più moderne suite gestionali consentono l’approccio a gran parte dei task previsti in farmacia.
Negli ultimi anni, l’immane lavoro di analisti e sviluppatori – anch’essi a loro volta alle prese con una complessità di non poco conto – ha colmato gap anche su procedure secondarie (dispositivi esterni, distributori, servizi, e-commerce, automazione), rispetto a quelle standard (vendita, ordine, tariffazione, …)
Il software gestionale al centro di tutto
La chiave di svolta è nascosta in quel software che si ha di fronte tutti i giorni: far confluire la maggior parte dei processi organizzativi all’interno delle funzionalità disponibili dal software gestionale.
Infondo, il software è li, disponibile giorno e notte, costantemente migliorato dalla software house, manutenuto dal titolare con aggiornamenti all’infrastruttura locale, anche il canone è stato già fatturato e saldato: perché mai non usare appieno tutte le funzionalità del software gestionale?
Ciò con la finalità di controllare cosa accade, come stia funzionando la propria attività e ridurre il disordine.
Incanalare tutto ciò che è gestibile dalla piattaforma gestionale, nel software gestionale, significa anche avere la possibilità di scalare, essere più efficienti, reperire in maniera veloce e precisa le informazioni anche a distanza di tempo, con la finalità di offrire un servizio migliore all’utente.
È su questo fronte che deve orientarsi la competizione tra farmacie territoriali.
Affilare la lama, giocare di astuzia, sganciandosi una volta e per tutte dalla gestione grossolana e di pancia della farmacia – qui si aprirebbe un capitolo a parte -.
La “knowledge base” del software gestionale
L’utilizzo del software gestionale passa per la conoscenza completa delle potenzialità che la software house mette al servizio del farmacista.
Da osservatore, posso constatare che quasi tutte le software house sul mercato rendono disponibili knowledge base, FAQ, guide, video-guide e anche una serie di percorsi formativi dedicati.
Rispetto a qualche anno addietro non è più cosa impossibile migliorare le conoscenze legate all’uso del software gestionale.
L’importanza del team di farmacisti
Alla formazione del titolare farmacista va inevitabilmente associata quella del team di lavoro.
In altre parole, migliorare il processo di formazione anche – soprattutto – per coloro che passano decine di ore a settimana con il software gestionale: i farmacisti collaboratori.
Il processo non è facile, non è veloce, non si conclude in un giorno, richiede tempo pazienza e dedizione.
È una forma mentis che deve essere necessariamente portata avanti per mantenere il confronto con i big player sul mercato ma anche tra competitor su base territoriale.
Uno degli aspetti cruciali delle big company, infatti, è che sono nativamente orientate al digitale, sono già li, dove dovrebbero essere oggi.
Per la farmacia non è così, il processo è più lungo.
È chiaro che orientarsi al digitale non significa aprire una pagina social, creare un numero WhatsApp, ma ripensare radicalmente i processi partendo da una concezione diversa.
L’approccio è quello di non considerare più il software gestionale come una commodity, posta lì, solo per caso, ma vedere l’applicativo come fulcro centrale dal quale far dipanare tutte le operazioni della farmacia.
Il prossimo passo concreto, dunque, potrebbe essere quello di contattare la software house – o il concessionario – e chiedere quali siano gli strumenti che rende disponibili per il miglioramento delle conoscenze legate all’uso della suite gestionale.
«Chi ben comincia è già a metà dell’opera», recita un vecchio detto!
