Grossista farmaceutico, i servizi per la farmacia

La farmaceutica italiana è in continuo cambiamento e l’obiettivo primario di ogni attore del settore, che si tratti di farmacia o grossista farmaceutico, è quello di sapersi innovare e proporre nuove iniziative e servizi.

Il grossista farmaceutico è di fatto l’attore chiave della distribuzione capillare dei prodotti farmaceutici e parafarmaceutici in Italia.

Analizzeremo nel dettaglio parte dei servizi offerti dai maggiori grossisti farmaceutici operanti a livello nazionale e capiremo come la farmacia può migliorare la propria offerta scegliendo non un grossita, ma un partner di fiducia.

Il grossista farmaceutico

Il grossista farmaceutico si occupa di stringere accordi con centinaia di industrie ed aziende per approvvigionare migliaia di referenze differenti – in alcuni casi fino a 100.000 prodotti diversi. Gode di enormi strutture logistiche che consentono di ospitare su larghi spazi quantitativi ingenti di prodotti per fornire un servizio dettagliato e preciso alla farmacia. Opera alle spalle della farmacia silenziosamente e sapientemente.

Il grossista sopperisce ai punti deboli dell’industria farmaceutica, lenta, grande e disarticolata, che non è in grado di gestire migliaia di singole farmacie in tempi brevi e puntuali. Basti pensare che un blocco del sistema dei grossisti farmaceutici in Italia provocherebbe l’immediato stop e il collasso dell’intera farmaceutica italiana.

Il ruolo del grossista farmaceutico

L’utilizzo della vecchia tecnica del passare un pò di fatturato a tutti per non scontentare nessuno è di per se una strategia decisamente obsoleta e poco vincente.

L’obiettivo quindi è di stringere un accordo quadro con il grossista farmaceutico di riferimento, che consenta di ottenere un vantaggio per la farmacia considerando i fattori chiave.

Assortimento e disponibilità. L’assortimento del grossista farmaceutico dovrebbe essere il solo elemento da valutare nella scelta del partner. Operare con un grossista ben fornito significa a sua volta garantire il prodotto al paziente ed aumentarne la soddisfazione. Ancor meglio se opera in scala nazionale, prevedendo più strutture logistiche dalle quali attingere i prodotti ordinati.

Organizzazione. Un grossista farmaceutico ben organizzato, con una logistica precisa e veloce, capace di prevenire e controllare le rotture di stock, consentirà alla farmacia di poter ottenere il farmaco mancante o introvabile sul mercato. Elemento fondamentale per fidelizzare il paziente cronico.

Consegne. Le consegne frequenti che un grossista farmaceutico può offrire alla farmacia consentono alla farmacia di promuovere la soluzione: il tuo prodotto entro poche ore lavorative. Oltre a considerare il numero di consegne quotidiane è necessario però analizzare la qualità dell’allestimento osservando con attenzione la qualità dell’imballaggio di prodotti fragili come latti e vetro, allo scopo di ridurre i tempi necessari per resi e rimborsi.

Pagamenti. Molti farmacisti valutano la scelta del grossista farmaceutico basandosi su un unico elemento considerato, il fattore tempistica dei pagamenti. I grossisti farmaceutici vengono incontro alle farmacie concedendo lunghe dilazioni, fattorizzando i crediti, tuttavia la valutazione della scelta del grossista partner dovrebbe tener conto solo in parte dei pagamenti.

Trasparenza. La trasparenza nelle relazioni tra grossista farmaceutico e farmacia è il cardine del buon rapporto. Un grossista faramceutico con una fattura di facile lettura ed un corretto livellamento del mix di sconto tra farmaci e parafarmaci dà la garanzia di avere al fianco un partner di cui fidarsi. Spesso la maggior diffidenza è spesso origine di costi. Nel caso di una minore trasparenza, l’avere diffidenza verso il grossista potrebbe ad esempio spingere il farmacista a controllare quotidianamente la fatturazione.

Servizi offerti. Lasciato per ultimo per la fondamentale importanza, il fattore servizi è il punto cardine da valutare. Nel mondo della competitività sfrenata oggi i grossisti operano in concorrenza. La concorrenza del grossista farmaceutico è operata a livello di prezzo, ma è orientato decisamente a spingere la concorrenza elevando il livello di servizio offerto.

I servizi offerti dai grossisti alla farmacia

Abbiamo rilevato parte dei servizi offerti da alcuni importanti grossisti operanti a livello nazionale.

Ricordiamo che i servizi sotto elencati sono spesso offerti in forma gratuita, tuttavia parte dei servizi a valore aggiunto vengono tariffati alla farmacia a costi discreti.

Elenchiamo quindi i servizi dei grossisti farmaceutici in ordine casuale

Orario continuato del Call Center. Nell’era dell’estensione degli orari della farmacia, vari grossisti, per garantire il giusto supporto,  estendono i propri orari lavorativi:  sono operativi dalle 8.00 alle 21.00 con orario continuato, compresi sabato e parte dei festivi.

Numero Verde Gratuito. Sempre più grossisti offrono la possibilità di contattare il call center prenotazioni in maniera gratuita, da rete fissa e mobile, senza alcun aggravio di spese per la farmacia.

Listini personalizzati farmacia. Ogni farmacia può avere un proprio listino personalizzato in base alle condizioni pattuite in fase di contrattazione. In tal modo il farmacista vede a video il costo del prodotto senza sorprese in fattura.

Newsletter informativa. La newsletter è di tipo cartaceo, allegata alla consegna quotidiana, e sempre più spesso e veicolata in email. La newsletter cartacea solitamente include le informazioni di carattere strettamente professionale, come le variazioni di prezzo, i nuovi prodotti e le revoche. La newsletter in formato elettronico contiene informazioni commerciali e informazioni proventienti dal mondo farmaceutico.

Magazine farmacia. Il grossista farmaceutico consente di personalizzare e stampare un numero standard di riviste da distribuire ai pazienti della farmacia.

Galenica in farmacia. Molti grossisti, spesso in collaborazione con aziende esterne, offrono alla farmacia la possibilità di approvvigiornarsi quotidianamente di materie prime, packaging, attrezzature da laboratorio. Addio quindi ai lunghi tempi di attesa delle materie e soprattutto, addio all’ordinativo minimo, sia in termini di pezzi che di quantità. Un grossista farmaceutico in particolare ha deciso di aprire una struttura interna per la galenica, decidendo di investire sul settore sia in termini di prodotti, sia in termini di attività consulenziale.

Aggiornamento e formazione. In questo caso abbiamo vasta scelta formativa, sia con accredito Ministeriale che non, e spesso in formula weekend. In particolare è di moda, recentemente, l’aspetto marketing e manageriale relativo alla gestione della farmacia.

Fatture via email. Il servizio consente di ricevere le fatture in formato elettronico (solitamente PDF), un servizio ancora poco usato dai farmacisti che a quanto pare preferiscono la vecchia e cara fattura cartacea.

Forniture hardware. Si parla di installazione chiavi in mano di PC e periferiche, come scanner portatili, penne ottiche e quanto attiene alla gestione operativa della farmacia.

Forniture software. La maggior parte dei grossisti analizzati ha delle software house di riferimento a cui indirizzare le farmacie clienti per poter installare e gestire parte o tutto il software della farmacia. Un grossista farmaceutico in particolare ha un vero e proprio centro assistenza che opera direttamente nelle farmacie.

Servizio di tariffazione. Anche in questo caso il servizio è praticato da aziende esterne, tuttavia il grossista farmaceutico propone dei prezzi convenzionati e soluzioni chiavi in mano.

Allestimento vetrine. Questo servizio consente di pianificare le vetrine stagionali negli spazi presenti in farmacia. Il grossista farmaceutico si occupa, mediante personale specializzato, di allestire le vetrine nella giusta tempistica, operando per temi.

Sito web farmacia. Distinguiamo due tipologie di siti web, il sito web vetrina, standard, con le informazioni della farmacia ed aree predeterminate, ed il sito web ecommerce, in cui la farmacia trasporta il proprio magazzino on-line. In questo ultimo caso viene allestito un pannello di back-office per la gestione dei processi. In tutti i casi i grossisti si avvalgono di aziende esterne per operare il servizio.

E-shop settorializzato. Un grossista farmaceutico  in particolare eroga una soluzione in-house di messa on-line dei prodotti disponibili in magazzino grossista farmaceutico e da la possibilità al cittadino, utilizzando la farmacia, di poter prenotare e ritirare direttamente i prodotti da casa.

Servizio di analisi al cittadino. Mediante la fornitura di kit autodiagnostici il grossista farmaceutico consente di poter effettuare, tramite la farmacia, test antidroga, screening di prevenzione ed altre tipologie di autoanalisi. In realtà questo è un servizio-non-servizio perchè molti grossisti si limitano a vendere i prodotti preconfezionati da rivendere al paziente che a casa effettuerà l’autoanalisi.

Servizio di analisi delle vendite.  Erogato in collaborazione con grandi aziende di raccolta dati, il servizio promosso dal grossista farmaceutico consente di avere una panoramica generale e abbastanza dettagliata sull’andamento della farmacia. Punto focale su cui hanno deciso di specializzarsi decine di società, sfruttando le ovvie carenze dei software gestionali, rimasti indietro da anni.

Servizio prodotti freschi senza glutine. Servizio offerto da uno-due grossisti, consente alla farmacia di poter trattare il prodotto fresco senza glutine senza l’utilizzo di frigoriferi. In pratica il prodotto è consegnato in farmacia in atmosfera controllata e il paziente ritira immediatamente il contenuto al suo arrivo in farmacia.

Raccolta, smaltimento e distruzione prodotti invendibili e gestione Ass.inde. Servizi a pagamento operati con aziende esterne. Consentono di avere delle soluzioni chiavi in mano per la gestione dei processi indicati. In molti casi si ha un vantaggio sulle condizioni di acquisto, in altri casi conviene acquistare direttamente dalla società che eroga il servizio.

Servizio di consulenza legislativa. Molti grossisti offrono a pagamento il servizio di verifica legislativa della farmacia. In particolare viene simulata una visita ispettiva per poter verificare di fatto gli adeguamenti strutturali e legislativi pendenti in farmacia. Abbiamo avuto modo di sperimentare questo servizio da un grossista farmaceutico in particolare ed è emerso che di solito queste società vengono, stendono un elenco e letteralmente dimenticano la farmacia. Esistono tuttavia dei pacchetti di verifiche periodiche per il monitoraggio dei miglioramenti.

Arredamento per farmacia. Il grossista mette in comunicazione la farmacia con il partner per arredare la farmacia.

Dieta personalizzata. Due/tre grossisti consentono alla farmacia di raccogliere anamnesi da pazienti ed inviarle ad un centro elaborazione dati per la formulazione di un profilo alimentare personalizzato. Questo servizio, abbastanza standardizzato, potrebbe essere di difficile gestione nel momento in cui il paziente decida di gestire gli alimenti personalizzati.

Richiesta di disponibilità veloce. Consente di conoscere, mediante interrogazione dal gestionale, della presenza o meno di un determinato prodotto a magazzino.

Bolla Elettronica. Consente di scaricare automaticamente i costi dei prodotti ricevuti con fattura o ddt di consegna. Ciò allo scopo di inserire nel software gestionale i costi dei prodotti ai fini del calcolo della marginalità e del ricarico.

Servizio ricerca prodotti su filiali. Consente di conoscere dove è possibile trovare il prodotto nel network dei siti logistici, qualora fosse mancante nel sito logistico di riferimento. La farmacia può confermare l’arrivo di un determinato prodotto da una determinata sede. Solitamente questo servizio è offerto mediante il pagamento di un piccolo contributo.

Cosa fare quindi?

Per migliorare la competitività, la redditività ed il grado di innovazione della farmacia, l’ideale è circondarsi di due, massimo tre grossisti, a cui distribuire i fatturato in questa dimensione:

  • Grossista 1 – Grossista partner – Accordo quadro – Totale fatturato
  • Grossista 2 – Grossista ‘muletto’ in caso di problemi col grossista 1 – 10 % del fatturato
  • Grossista 3 – Grossista mancanti e prodotti di nicchia – parte restante del fatturato

Spesso è conveniente scegliere un grossista che operi fuori Regione, per ridurre il fenomeno del contingentamento.

Le condizioni di buona operatività vanno verificate almeno semestralmente.

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Alfonso Di Stasio
Alfonso Di Stasiohttps://comunicareinfarmacia.com/
Farmacista e Founder di FarmaciaVirtuale.it, negli anni ha sviluppato competenze in ambito farmaceutico retail, con particolare attenzione agli aspetti operativi e gestionali della farmacia. Ha perfezionato la propria carriera con gli studi in Scienze della comunicazione. Oggi è Pharma communication specialist e aiuta aziende e stakeholder del pharma a comunicare ai rispettivi target di riferimento.

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